浅议因公出国申报中邀请函有效性判定要素

发布时间:2019-04-04  点击量:

作者:张宇波 高睿
  【摘要】在国际交往日益频繁的今天,高等教育愈加国际化,对外交流人员呈大幅上升态势。这种快速增长使高校因公临时出国的管理工作更加繁重、艰巨。本文结合当前因公出国相关政策、审批规定、签证要求以及实际操作中遇到的案例,详细探讨了因公出国申报材料中邀请函有效性判定的十大要素。
  【关键词】因公出国申报 邀请函 有效性判定要素
  【中图分类号】G64 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089(2019)07-0020-02
  随着我国科学技术飞速进步、国民经济持续稳中向好,国力日益强盛,国际影响逐步扩大。党的“十八大”上“中国梦”的提出,为中华民族的伟大复兴指明了方向。在此大背景下,我国与世界各国各地区在政治、经济、文化、教育等方面往来日渐频繁。高等学校师生参加国际学术会议、校级交流访问、科研合作、培训学习等国际交往的数量呈大幅上涨态势。随着“一带一路”战略国策的提出,高校与以色列、印度、俄罗斯、匈牙利、波兰等国高等教育领域的学术合作开始活跃起来。许多高校结合自身学术与地域特点,充分利用国际化资源,大幅提高了学校教育教学综合水平。
  在高校对外交流一片欣欣向荣的态势下,其每年因公出国申报呈现规模扩大化、种类多样化、层次多元化等特点,从而给高校因公出国管理带来巨大挑战。在团组甄别和管控难度进一步加大的情况下,申报材料中邀请信的重要性日益突出。作为海外机构发出的正式邀请,其在审核出访任务类别、必要性、相关性、真实性等方面起着决定性作用。同时也是申请出访国签证和入境该国海关的关键法律依据。以下探讨高等学校在审核邀请信时需注意的十个要素,并联系实际操作中遇到的典型案例进行阐述:
  一、语言要素:
  语言作为审核时最直观的信息有助于第一时间判断邀请信的有效性。根据审批和签证要求,邀请信要使用出访国的官方通用语言,有时也接受英语,不能使用汉语。许多欧美国家和一些亚洲国家比如韩国是直接提供英文邀请函(虽然其官方语言并非英语)的,在审核和签证时与该国官方语言邀请信等效。有时韩国在出具韩/英语邀请信时也会出具一份格式完全一样的汉语邀请函,在申报时可作为翻译件一齐提交,但不能单独使用。日本一般先出具英文邀请信,再出具正式日语邀请函——“三书”(身元保证书、招聘理由书和滞在予定表)。前者只能作为预审参考,后者才是最终审批依据。并且只有“三书”原件才能作为签证材料。
  二、邀请方要素:
  作为邀请主体,邀请方资质至关重要。也就是说,是否具备发出邀请函的资格,除了前期审批外,后期也直接与签证成功率息息相关。根据相关规定:邀请信一般应发自拟出访国家本土,邀请方必须由外方业务对口部门或相关级别人员邀请,邀请单位和邀请人应与出访人员的级别职级身份相称,不得降格以求。如系国际组织邀请,可由该组织有关人员发出。比如某高校校长出访国外某高校商谈校际合作并签署校级合作协议,则邀请人应为该校校长。如果仅为普通教授,是不可能商谈并签署校际合作相关协议的。此外,海外华侨华人和外国驻华机构不能作为邀请人/方,也不能通过中介机构联系或出具邀请函。
  三、被邀请人要素:
  邀请信应写有被邀请人全名,许多国家还会列出被邀请人的护照号码、性别、出生年月、工作单位、职务等,以便审核和签证部门确认其身份。在日常审核中,经常会遇到出访人没有因公护照而邀请方要求提供护照号码填写在邀请信上的情况。由于没有邀请信前期审核无法通过不能出具批件,而批件又是办理因公护照的必备材料,出访者常陷入两难境地。我校一般会请出访者与邀请方联系说明我国办理因公护照的流程,商议先出具一封护照号码处留空的邀请信用于前期申报。在完成审批、制作批件和因公护照流程后,再将护照号码发给外方请他们出具内容完整的邀请信用于签证。此外,一些大型国际会议发出的邀请函即会议通知是没有受邀人姓名的,通常我们会要求出访者提供参会的注册证明,与会议通知一起作为受邀凭证。
  四、格式要素:
  邀请信作为具有法律性质的文书,在格式上有严格要求:应该以邀请单位的公函纸打印而成,文字通顺、格式规范、印刷字体。应包括单位名称、地址、联系电话、传真号码、电子邮件等信息。许多海外高等学校、科研机构等都会备有本单位公函纸。作为防伪手段之一,一些高校,比如美国哥伦比亚大学的公函纸整面都印有学校徽章的水印。
  五、签名有效性要素:
  邀请函签署处必须有邀请人的亲笔签名,签名下方应为邀请人全名的印刷体,以便审核和签证时了解其姓名的准确拼写。此外,还应写明邀请单位和邀请人职务,有公章的应加盖公章。在实际审核中,一些亚洲国家比如日本的“三书”是以加盖邀请人个人姓名的红色印章来认可邀请信有效性的。韩国通常是邀请人手写签名及个人姓名的篆体红色印章并用。欧美国家绝大部分都是邀请人亲笔签名。值得注意的是,曾经遇到过用WORD里的其它艺术类英文字体作为邀请人签名的。这就需要审核部门仔细甄别。因为该类排版较易被误认为是亲笔签名。
  六、出访期限要素:
  要有明确的起止日期或开始日期加上停留期限,如:××年××月××日至××年××月××日或××年××月××日起,访问×××天。在各国种类繁多的邀请信中,大部分国家只写出在该国的活动时间,申报时可按政策规定添加路途时间。有些欧洲国家会写明某天抵达及某天离开,申报时只能在离开日期后加一天作为路途及时差时间。日本“三书”中的滞在予定表上第一天和最后一天是往返中国和日本的航班班次,所以申报时不能再额外添加路途时间了。总之,访问期限需严格按照邀请信的期限仔细甄别计算。
  七、出访地要素:
  出访地对于出访者行程安排以及后期的财务报销至关重要。通常情况下,一个机构只能邀请出访者去该机构所在地。个别情况下,一个大型机构可能在多地设有办公点,那么,可邀请出访者访问其一到多个办公地。实际审核中,曾有某申根国博物馆邀请出访者去另一申根国家参加该博物馆在当地举行的纪念活动。虽然该博物馆可以在其它国家举办活动,但并不具备邀请出访者去另一国的资格,因为其在另一申根国家并无常驻办公地址。
  八、访问内容要素:
  访问内容是审批出访性质、必要性和相关性的最主要依据。就学术类和公务类出访而言,区分二者的最主要标准就是出访内容。公务类相较学术类而言,出访天数、次数等都有更为严格的限制。就实际操作而言,学术类的界定除了审核出访内容是否与学术相关外,还要看是否与受邀人的学术背景相符合。
  九、费用负担要素:
  邀请信应具备费用负担方法,包括往返机票、住宿、伙食、保险、当地交通和其它杂费等开销。欧美国家邀请信一般都会写明费用负担方式,申根国家还要求强调医疗保险的负担情况。有些邀请信还会写明酬金数额,但酬金一般不计入邀请方提供的资助内。
  十、时效性要素:
  时效性是指出访者在提交申报时邀请信必须在合理时间内,不能提供已过期的邀请函。合理时间的判定还应将审批、制作批件、因公护照、预约及申请签证所需时间计算在内。如果邀请信开始时间来不及办理所需手续,也视为不在合理时效范围内。一般會请出访者联系外方重新签发时间合理的邀请函。
  以上探讨的邀请函十大要素是判断邀请信有效性的重要考察点。为了满足高校教职工在因公出国申报和签证上的客观需求,提高教职工出访成功率并杜绝违纪行为的发生,必须严格细致审核邀请函,才能真正确保新时期高校因公出国管理工作的顺利进行,从而在实际上进一步推动高校科研水平和国际交流向更高层面发展。
  作者简介:
  张宇波(1981.4-),女,汉族,江苏南京人,研究生,研究方向:高等教育管理。
  高睿(1963.2-),女,汉族,江苏江阴人,本科,高教副研究员,研究方向:高等教育管理。

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