珠三角地区秘书工作者的知识及能力需求研究

发布时间:2018-10-23  点击量:

作者:卢秀珠
  【摘要】随着当代经济社会的发展及互联网在我国的迅猛发展,用人单位对秘书工作者的要求亦与时俱进。文章通过调研,从社会需求的角度,以珠三角地区为观测点,发现经济社会发展对秘书工作者的知识结构及能力的新要求和新变化,并对高校如何培养适应社会需要的应用型秘书专业人才提出若干意见及建议。
  【关键词】秘书 珠三角地区 市场需求 人才培养
  【中图分类号】C931.46 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089(2018)34-0015-02
  我国秘书学的研究经历了三个阶段,从最早的把秘书当秀才、文员,对秘书的要求从单一的写好文章转变为“通才”的角色;再到现在所需的综合性、辅助性管理人才,对秘书人要求不断在转变。在现代中国,秘书既是一种行政职位,又是一种社会职业。它属于服务性行业,输出的是处理文书、事务、行政管理等服务。秘书是为领导者而存在的,其工作具有辅助性与服务性,辅助及服务的对象是领导者或领导机构。
  随着时代的发展,秘书的职责逐渐扩大,已涉及行政管理的领域。2000年,国际秘书协会改名为“国际专业秘书协会”,同时将秘书职业与职责范围改为“专业行政人员”。“秘书”一词逐渐被“执行助理”所取代。
  在我国的话语习惯中,“秘书”依然用以指代从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。在企业中对从事秘书工作的职务称谓各有不同,实质上仍是秘书工作者,但秘书职能的行政化,则是全世界秘书工作的发展趋势。在经济社会发展迅速的珠三角地区,秘书的辅助及服务对象(本文用“用人单位”进行简述)对秘书工作者知识结构及能力的要求必然存在新的变化。对此,笔者对东莞、广州、深圳、佛山为主的76家用人单位进行了调研,发现存在下述变化及特点。
  一、珠三角地区用人单位对秘书工作者知识及能力的要求
  (一)用人单位看重秘书听知、交际能力甚于书面表达能力
  调研显示,用人单位对秘书工作者的能力要求,从高到低依次是理解和领会能力(也称“听知能力”)、口头表达能力、交际能力、观察分析能力、应变能力、书面表达能力。用人单位对秘书工作者的要求已不仅仅是传统意义中的“笔杆子”,同时还要擅于耐心倾听和正确理解别人的发言;能说会道,思维清晰表达清楚;具备一定的社会活动能力,懂得礼仪礼节,擅于待人接物;要擅于观察、发现问题并分析、解决问题;能够遇急不慌、临危不惧、处事冷静,机动灵活。
  (二)秘书的交际及应变能力最应加强
  在被调研的用人单位中,有六成的单位认为聘用的秘书工作者最应加强交际能力,其次是应变能力及口头表达能力。传统观念中在办公室里处理事务及文书,性格内向、不善言辞的秘书已经无法满足用人单位的需要。不少用人单位需要秘书处理好日常文书及事务以外,还要在一定范围内充当公关人员的角色,做好接待等对外工作;同时秘书作为信息枢纽,对内的沟通协调作用也被大多数单位重视。良好的交际及口头表达能力,对外既能表现单位的良好形象,达成公关目的,对内有助于营造良好的工作氛围,做好上司“耳目”及代言人。
  (三)计算机及互联网应用水平与办公室事务管理知识同样重要
  调研显示,用人单位最重视秘书的知识结构依次是办公室事务管理知识、计算机及互联网应用水平、公文写作。对外语的要求不高,对经济、商务、会计、法律等知识的重视程度较低。办公室事务千头万绪,一名优秀的秘书工作者必须具备相应的管理知识,才能够有效应对日常工作所需。另外,随着无纸化办公逐渐成为大势所趋,计算机水平还是直接影响秘书工作者的办公效率。同时,互联网时代为人们出行、信息获取、办事及商务等方面提供的便捷,也使秘书工作发生了改变。
  (四)用人单位对传统意义上秘书的相关技能态度不一
  对于书法,约四成的用人单位认为用处不大,约五成认为总有用得上的时候。书法作为一种文字表现的艺术形式,常常被看作是书写者品格及修养的映射,然而其重视程度在互联网时代下显然已经大不如前。速记是通过特殊符号系统进行的,学习难度较大,并不被大多数的秘书工作者所掌握。尽管当前记录的手段和工具发展迅速,但速记作为一门提高工作效率的技能还是被大多数的用人单位青睐,有一半以上的用人单位认为用处较大,四成以上认为总有用得上的时候。而英语作为一种沟通交流的工具,其重视程度与速记相近,只有约一成的用人单位认为秘书懂得英语的用处不大。
  二、珠三角地区秘书工作的新变化
  (一)秘书工作的行政化趋势明显
  台湾专业秘书协会顾问石詠琦认为,传统秘書的角色更倾向于是领导的跟随者;现代秘书则是领导工作的组织者。其最主要的区别在于现代秘书的工作态度更加主动和积极,工作内容也更趋于管理。这在珠三角地区的企事业单位中同样得以体现。秘书的工作内容繁多、除了传统意义上的办公室事务以外,用人单位需要秘书人员处理接待、公关、党务、行政事务管理等工作,秘书工作性质呈多样化、秘书人员身兼数个行政职务。秘书岗位具备信息枢纽及协调功能及优势,用人单位倾向于让秘书承担更多行政管理方面的工作,于是则呈现出用人单位对秘书工作者能力需求的多样化,以期能在行政管理工作中发挥更积极的作用。
  (二)秘书工作受互联网发展的影响较大
  近年我国互联网发展迅速,除了为人们生活提供了便捷、促进了互联网经济迅猛发展以外,还对当下秘书工作造成了深刻影响。其影响已不仅仅是秘书“使用先进办公器械的能力”问题,而是直指秘书的工作内容及秘书的思维方式。互联网发展带来的变化对传统秘书工作是具有颠覆性的,表现在两个方面:一是秘书的辅助及服务对象开始可以十分便捷地自行从互联网上获取服务,不需要秘书代劳,原本属于秘书部分职能被取代。二是秘书需要利用互联网技术为辅助及服务对象提供更高效的服务,以应对越来越快的工作节奏及需求。

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